Warum die Geeignetheitserklärung den Vertrieb ausbremst

Kein Berater verliert einen Abschluss, weil die Aufsicht zu streng ist. Verloren geht Zeit nach dem Gespräch, an der Tastatur, beim Zusammensuchen von Daten, die längst im System stehen. Die Geeignetheitserklärung nach MiFID II ist Pflicht, doch der Zeitfresser ist nicht die Regulatorik selbst, sondern die redundante manuelle Erfassung immer derselben Angaben.

Wer diese Erfassung strukturiert, verkürzt die Dokumentation drastisch, ohne einen einzigen Compliance-Punkt aufzugeben. Der Aufwand steckt im Prozess, nicht in der Vorschrift.

Was verlangt die Geeignetheitserklärung nach MiFID II genau?

Die Geeignetheitserklärung gilt seit Januar 2018 und hat das frühere Beratungsprotokoll abgelöst. Rechtsgrundlage ist die zweite europäische Finanzmarktrichtlinie MiFID II, konkretisiert durch Artikel 54 und Artikel 55 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/565, national umgesetzt in Paragraf 64 Absatz 4 des Wertpapierhandelsgesetzes (WpHG).

Paragraf 64 Absatz 4 WpHG schreibt vor: Ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen stellt dem Privatkunden nach der Anlageberatung vor Vertragsschluss eine schriftliche Erklärung über die Geeignetheit der Empfehlung auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung. Die Erklärung fasst die Empfehlung zusammen und begründet, wie sie auf die Präferenzen, Anlageziele und sonstigen Merkmale des Kunden abgestimmt ist.

Die Pflicht hat Zähne. Wer die Geeignetheitserklärung nicht rechtzeitig übergibt, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach Paragraf 120 Absatz 8 Nummer 41 WpHG. Genau deshalb dokumentieren Institute im Zweifel lieber zu viel als zu wenig und produzieren damit den Aufwand selbst.

Ist die Regulatorik das Problem oder die Erfassung?

Die Pflichtinhalte sind schlank: Empfehlung, Begründung, Bezug zum Kundenprofil. Der Aufwand entsteht nicht durch diese Anforderungen, sondern durch den Weg dorthin. Kundendaten werden im Gespräch mündlich erhoben, auf Papier notiert und danach ein zweites Mal ins System getippt. Anlageziele, Risikoneigung und Kenntnisse liegen aus früheren Beratungen vor, werden aber erneut abgefragt.

Hinzu kommt der Medienbruch. Beratungssoftware, Kernbanksystem und Archiv sprechen selten dieselbe Sprache. Was im einen System erfasst wird, muss ins andere übertragen werden. Jeder Bruch zwischen zwei Systemen ist eine Stelle, an der ein Mensch von Hand nacharbeitet und Fehler einbaut.

Jeder dieser Schritte ist Handarbeit. Jede Wiederholung ist verlorene Vertriebszeit. Die Geeignetheitserklärung ist kein Textproblem, sondern ein Datenproblem.

Was kostet die Dokumentation den Vertrieb?

Der Aufwand ist messbar. Das Deutsche Aktieninstitut befragte 2014 Kreditinstitute zu den Folgen der Beratungsdokumentation, dem Vorgängerregime der heutigen Geeignetheitserklärung. Ergebnis, veröffentlicht am 10. Juli 2014: Bei Neukunden berichtete fast die Hälfte der Teilnehmer von über 40 Minuten zusätzlichem Dokumentationsaufwand pro Beratungsgespräch.

Die gleiche Umfrage zeigte die Konsequenz: Über 20 Prozent der befragten Kreditinstitute hatten sich damals ganz aus der Aktienberatung zurückgezogen. Wo Dokumentation den Gesprächswert übersteigt, verschwindet die Beratung, nicht die Vorschrift.

Die Zahlen stammen aus dem Vorgängerregime, doch die Mechanik gilt unverändert. Auch die Geeignetheitserklärung verlangt eine individuelle, nachweisbare Begründung. Der Aufwand verschwindet nicht durch einen neuen Namen, er verschwindet durch einen besseren Prozess.

Hebel eins: Strukturierte Datenaufnahme im Gespräch

Der erste Hebel ist die Aufnahme am Punkt der Entstehung. Wer Anlageziele, Zeithorizont, Verlusttragfähigkeit und Kenntnisse direkt im Gespräch in ein strukturiertes Feldschema erfasst, spart die komplette Nacharbeit. Aus der Eingabe entsteht die Geeignetheitserklärung, nicht umgekehrt.

Strukturierte Felder haben einen zweiten Vorteil: Sie erzwingen Vollständigkeit. Ein Pflichtfeld, das leer bleibt, fällt sofort auf, nicht erst in der Revision. Wie sich strukturierte Signale in konkrete Gesprächsanlässe übersetzen, zeigt unser Beitrag zu Next Best Action im Beratervertrieb.

Hebel zwei: Vorbelegung aus Bestandsdaten

Der zweite Hebel liegt in den Daten, die das Institut bereits besitzt. Stammdaten, bestehende Depots, frühere Risikoklassifizierung und dokumentierte Anlageziele lassen sich vor dem Gespräch in die Erklärung vorbelegen. Der Berater bestätigt oder korrigiert, er tippt nicht neu.

Das verkürzt die Aufnahme bei Bestandskunden am stärksten, weil hier die meiste Redundanz steckt. Voraussetzung ist ein sauberer, aktueller Datenbestand. Wo die Datenbasis lückenhaft ist, greift der Hebel ins Leere. Vorbelegung ist nur so gut wie das gepflegte Kundenprofil.

Hebel drei: Teilautomatisierte Textbausteine mit Endkontrolle

Der dritte Hebel ist die Textproduktion. Die Begründung, warum eine Empfehlung zum Kundenprofil passt, folgt wiederkehrenden Mustern. Aus den strukturierten Eingaben lassen sich Textbausteine generieren, die den Bezug zwischen Empfehlung und Kundenmerkmalen sauber formulieren.

Entscheidend ist das Wort teilautomatisiert. Der Baustein ist ein Entwurf, kein Freibrief. Die fachliche Endkontrolle durch den Berater bleibt Pflicht, er verantwortet die Aussage, nicht der Generator. Automatisierung senkt den Schreibaufwand, sie ersetzt nicht das Urteil.

Der Effekt ist doppelt. Die Begründung wird nicht nur schneller, sondern auch gleichmäßiger. Wiederkehrende Bausteine folgen einer geprüften Formulierung und vermeiden die Lücken, die unter Zeitdruck in frei getippten Texten entstehen. Der Berater korrigiert das Besondere, statt das Selbstverständliche jedes Mal neu zu schreiben.

Was erwartet die Aufsicht bei Automatisierung?

Automatisierung ist regulatorisch ausdrücklich vorgesehen, unter Bedingungen. Die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde ESMA verlangt in ihren überarbeiteten Leitlinien zur Geeignetheit, veröffentlicht am 23. September 2022, dass Unternehmen die Algorithmen hinter der Geeignetheitsprüfung regelmäßig überwachen und testen.

Das ist keine Hürde, sondern eine Bauanleitung. Wer Vorbelegung und Textbausteine einsetzt, dokumentiert die zugrunde liegende Logik, prüft sie periodisch und hält die Ergebnisse nachvollziehbar. Damit erfüllt der teilautomatisierte Prozess denselben Nachweisstandard wie die Handarbeit, bei einem Bruchteil der Zeit.

Wo endet die Kürzung und was bleibt Pflicht?

Verkürzen heißt Erfassung straffen, nicht Inhalte streichen. Die drei Pflichtelemente, Zusammenfassung der Empfehlung, Begründung und Bezug zum individuellen Kundenprofil, bleiben unangetastet. Eine generische Begründung, die auf jeden Kunden passt, erfüllt Paragraf 64 Absatz 4 WpHG nicht.

Ebenso bleibt die Frist bindend: Die Geeignetheitserklärung muss den Privatkunden vor Vertragsschluss erreichen, nicht danach. Und die Übergabe erfolgt auf einem dauerhaften Datenträger. Diese drei Grenzen sind nicht verhandelbar, alles davor lässt sich digitalisieren. Wie ein durchgängig digitaler Vertriebsprozess aussieht, beschreibt unser Beitrag zum digitalen Vertrieb.

Der nächste Schritt

Die Geeignetheitserklärung ist Pflicht, ihr Zeitaufwand ist es nicht. Strukturierte Aufnahme, Vorbelegung aus Bestandsdaten und teilautomatisierte Textbausteine mit fachlicher Endkontrolle verkürzen die Dokumentation deutlich und halten jeden regulatorischen Nachweis.

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Hinweis: Das Titelbild wurde mit KI generiert.